Abrechnungssystem

Abrechnungssystem in der MLM-Software

Das Abrechnungssystem ist Teil der MLM-Software und bildet die Provisionsverteilung anhand des hinterlegten Vergütungsmodells ab. Bei einer Abrechnungssoftware wird in der Regel der gesamte Abrechnungsprozess von den auslösenden Faktoren (in Regel ein provisionsfähiger Umsatz) über die Berechnung der Einkommensstufe bis zur Provisionsverteilung abgewickelt.

Abrechnungssoftware

Bei TQ.SUCCESS erfolgt die Erstellung der Provisionsabrechnung in drei Schritten. Zunächst müssen die Einkommensstufen bzw. Positionen berechnet werden. Dazu wählt man den entsprechenden Vertriebskanal und den jeweiligen Abrechnungszeitraum aus. Je nach hinterlegtem Vergütungsplan (Unilevel, Brakeaway, etc.) wird für jeden einzelnen Vertriebspartner geprüft ob die Bedingungen für das Erreichen einer neuen Stufe sowie den Aktivstatus erfüllt wurden. Diese können dann direkt im Vertriebspartnermodul eingesehen und ggf. manuell angepasst werden. Eine Anpassung ist zum Beispiel dann notwendig, wenn ein neuer Partner mit einer bestehenden Struktur eingestellt wird. In den meisten Fällen wird dieser Partner nicht auf der untersten Stufe einsteigen wollen. Aber auch in anderen Situationen kann eine manuelle Einstellung notwendig sein. Die manuellen Einstellungen setzen sich gegenüber den Berechnungen der Abrechnungssoftware durch. Eine Liste mit den geänderten Stufen kann über eine gesonderte Abfrage abgerufen werden.

AbrechnungssystemAls nächsten wird im Abrechnungssystem der Provisionslauf gestartet. Dabei verteilt die Abrechnungssoftware die Provisionen der Einzelumsätze anhand des Verteilungsschlüssel aus dem Vergütungsplan. Jede einzelne Provision wird periodengetreu gebucht. Das heißt, dass auch bei verzögerter Abrechnung wegen verspätetem Zahlungseingang trotzdem immer zu den jeweils gültigen  Kondition verprovisioniert wird. So können auf einer Abrechnung Verträge unterschiedlich verprovisioniert werden wenn sie aus verschieden Abrechnungsmonaten kommen. Im letzten Schritt wird die Provisionsabrechnung als PDF-Dokument erzeugt. Je nach betriebsinternen Prozessablauf können die Dokumente per Post versandt werden oder sie werden automatisch archiviert und im Online Portal ONIS zum Download zur Verfügung gestellt.

Beim Finalisieren der Abrechnung werden automatisch die passenden Buchungen im Nebenbuch erzeugt. Diese können dann über Schnittstellen (in der Regel DATEV) an die Buchhaltung exportiert werden. Damit entfallen erhebliche Kosten für den manuellen Buchungsaufwand. Das Abrechnungssystem erzeugt Posten für die Provisionsansprüche der Vertriebspartner, die dann direkt nach dem Abrechnungslauf als SEPA-Datenträger exportiert und an die Bank übermittelt werden können. So erlaubt die Abrechnungssoftware einen hohen Automatisierungsgrad.